小崔聊档案（一）| 公益组织档案有啥用？

 “对历史负责，为现实服务，替未来着想”，既是档案工作的价值，也是档案人员的使命。对发展迅速，但尚待成熟的中国公益慈善行业而言，“档案”、“档案工作”还只是两个陌生词汇。

为提高公益行业档案意识，推动公益组织档案工作走向正轨，助力公益行业基础设施发展。老牛基金会在自身档案管理实际经验的基础上，针对公益行业档案的功能定位、公益组织档案工作痛点、公益组织档案工作发展趋势等问题，愿为公益同仁提供一些粗识浅知，以供参考。

 每个公益组织都像一个机械时钟，它的正常运转是所有齿轮相互交错衔接的结果。档案工作作为其中一个小齿轮，与项目、财务、法务、品牌、人事、行政等多项业务工作都有关联，动态地为这些工作提供信息支持。从而保证机构各项工作有序开展，这是档案工作在公益组织日常管理中的现实角色。

对于公益组织来说，公益项目是每个公益机构的核心产品，是公益组织存在价值的最有效证明。每个公益项目都要投入大量的人力、时间、资金等资源。公益项目的成果产出对于社会而言，是受益人数、社会影响、获奖情况等可量化指标。对公益组织自身而言，则是反映项目前期调研、正式立项、落地实施、项目评估、结项总结等一系列反映项目来龙去脉的不同载体的文字、数据、图表、照片、声像、实物等信息记录。一个项目做得好不好，需不需要改进，翻一翻项目档案就能知道，因为项目档案里的信息最有发言权。除了项目档案，文书档案、知识产权档案、会计档案、人事档案、实物档案等都是记录和反映每个公益组织各项工作成果的重要凭证。我会创始人常说，“二指宽的纸片儿会说话”。档案工作的好与坏是评价公益组织业务成绩单高低的重要指标。

 21世纪是信息化时代，什么是信息化时代？信息化时代即信息产生价值的时代。随着大数据、云计算、区块链等新兴技术和应用的迅速发展，信息的作用和价值早已覆盖各行各业。从信息资源角度来说，档案价值实质上就是档案载体所承载的更稳定、更系统的特定信息价值。公益资产的保值增值和公益慈善信托一直是行业内关注的热点问题，但很少有机构关注公益信息这个无形资产。公益组织是为了解决社会问题而存在的，公益组织所有活动的本质实际上是将资金这个显性资产不断转化为信息这一无形资产的置换过程。档案部门作为公益组织信息的集散地和信息资产的托管所，负责公益组织各项信息的输入和输出。单个部门或人员保存的信息毕竟有限，只有集中汇集到档案部门，才能发挥更大的整体性作用。

随着《慈善法》及相关配套法规、办法陆续出台，我国公益行业的法律法规体系正不断完善，但很多问题亟待解决。特别是涉及公益资产的免税问题、公益捐赠款税前扣除问题、公益组织知识产权保护问题等。公益组织运营的风险防控问题不容忽视。11月9号，普华永道团队发布了《公益组织风险与控制管理体系》1.0版，对公益组织的风险进行了全面详细的评价，并提出了相应控制措施，公益组织风险防控问题由此引发行业热议。从风险防控角度上看，档案因其自身所具有的凭证价值，是公益组织维护合法权益、防范潜在风险的防火墙，更是公益组织处理现实风险的灭火器。只有做好档案工作，才能构筑起公益组织维权避险的防火墙。

今年是新中国成立70周年，毛主席站在天安门城楼主持开国大典的珍贵影像、盛大的国庆阅兵仪式和遍布大街小巷的五星红旗成了举国欢庆的难忘记忆。光明日报推出了名为《70年，70城》的系列宣传报道，每篇报道都是通过大量珍贵的历史照片档案反映70年间的城市变迁。

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《基金会档案管理事务百问》

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