小崔聊档案（二）| 公益组织档案为啥不好做？

一直以来，多数机构或组织都将档案管理视为一项基础性管理工作，但同为组织内部管理工作，多数机构或组织对档案工作的重视程度却远不及财务、法务、人事等工作。处于初创期及组织架构不健全的中小型机构和组织甚至没有档案收集、管理意识，这一点在发展迅速但历史较短的中国公益行业尤为突出。档案工作作为公益组织基础设施建设的有机组成部分，整体进展情况明显落后于公益组织内其他管理工作。究其原因，是由档案价值的隐蔽性、长期性，档案工作的相对独立性和档案人员素质认知偏差等多个原因导致的。

一、档案价值的隐蔽性、长期性

如果将公益行业基础设施比作是公益行业的“道路”、“桥梁”、“水”、“电”、“通讯信号”。断水、断电、断WIFI的影响显而易见，能够及时补救，可以说是“亡羊补牢，为时不晚”。但档案工作的不同之处在于，如果没有及时做好档案收集归档，就会变成“亡羊补牢，为时已晚”。因为档案的收集有时效性和不可逆的特点，如果超过一定时限，就会因为人员变动、数据遗失或者载体损坏等原因无法补救。最糟糕的是，平日里简单的资料收集、归档工作只有等真正要利用的时候才会意识到它的重要性。日常档案工作需要日积月累，不断的投入时间、人力、资金等，而档案的潜在价值显现的时间却有长有短。从投入产出比角度看，档案价值的隐蔽性、长期性是公益组织对档案工作重视程度不高的原因之一。

二、档案工作的独立性

在公益组织中，档案工作处于业务流程末端，与其他管理工作的对接活动相对较少，大部分工作需独立完成，因此具有很强的相对独立性。档案工作量大，系统性强（包含收集、整理、保管、利用一系列环节），从收集、整理、保管到利用，都需要专业的人员来完成。目前公益组织中多数机构没有独立的档案部门，档案工作也基本由行政岗或者人事岗在兼职，更有甚者，几个职责集于一人。这就是造成目前公益行业档案管理专业性差，工作成效低的重要原因。

三、档案人员素质认知偏差

在我们迈入信息化时代的今天，档案管理的“数字转型”将引起档案管理模式的全面变革，电子文件将逐步成为新增文件和档案的全部，档案工作的重点正逐步从实体档案管理向信息资源管理过渡。档案人员的角色要由一般的文档管理员转变为档案信息资源保护和开发人员。电子文件管理、数据库管理、信息安全等一系列信息技术的学习与应用能力将成为衡量档案人员素质高低的基本指标。但多数公益组织对于档案员的印象还停留在资料管理员的层面。对档案人员素质认知的巨大偏差也是多数公益组织档案工作做不好的一个重要原因。

《基金会档案管理实务百问》

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