公益组织档案工作新路径探索

过去十年，我国公益行业呈现出爆发式增长，与2010年相比，公益组织数量增长超过一倍，互联网筹款总额超35.7亿元，注册志愿者人数突破1亿人。然而，公益行业高速发展的同时也带来了很多问题，涉及项目运营规程、信息公开程度、组织管理能力、从业人员素质等诸多方面。与公益组织数量和捐赠金额增长相比，诸如公益组织信息化建设等相关配套设施建设问题亟待解决。除此之外，推进数字化转型和建设信用社会的发展趋势，也对公益行业基础设施建设提出了新的要求。

01. 社会发展趋势简析

 社会数字化转型加速

随着数字化经济发展提速，各行业都在积极探索数字化转型的发展路径，更加注重信息技术的应用。“大数据”、“云计算”、“物联网”、“互联网+”等概念背后折射出的是对提高信息资源获取效率，提高信息资源处理能力的迫切要求。

对公益组织而言，拓宽行业信息获取渠道、提高组织信息处理水平，需要通过搭建信息化平台，推进公益信息化建设来实现。

 信用社会正在形成

早在2007年，国务院办公厅出台了《关于加快我国社会信用体系建设的若干意见》，对社会信用体系建设提出了框架性方案。2014年，国务院又颁布了《社会信用体系建设规划纲要(2014—2020年)》，进一步明确了社会信用体系建设的时间表。“税务申报”、“征信报告”、“信用备案”等诸多与机构和个人信用直接相关的政策、规定的发布实施，显示出信用社会体系建设工作提速。

通过信息公开透明，接受社会监督一直是公益行业里的必修课。信用社会的形成，对公益组织信息公开和合规运营提出了更高要求。可以预见的是，社会各界对公益组织的监督将不再局限于年检公示、财务审计等方面，而是扩展到筹款记录、项目执行过程、成效评估等更深层面。做好信用管理将为公益组织带来资源财富，不良信用管理则会毁掉某些公益组织。

在数字化转型和信用社会建设过程中，档案工作作为对庞杂信息进行有序化管理的成果，将为公益组织实现信息数字化、业务流程数字化，以及构建更加透明友好的交互平台上发挥重要作用。

02. 我国公益组织档案管理特点分析

相较于西方百余年的慈善发展历程，中国现代公益组织的发展还处于起步阶段，需要通过不断学习和借鉴西方慈善理念和管理经验来促进自身成长。

（洛克菲勒档案中心）

在公益档案领域，洛克菲勒档案中心可以说是西方最具代表性的范例。洛克菲勒档案中心收集了1.1亿页文件、90万张照片、1800卷缩微胶片和6000件影像制品，除了洛克菲勒家族相关的大量文献外，还包括42家慈善基金会和非营利机构的档案，是名副其实的全球慈善资料中心。丰富的馆藏和一流的档案管理水平，让洛克菲勒档案中心作为一家独立的非营利机构，能够获得足够的资源支持，持续不断地挖掘慈善档案价值。

就目前我国公益行业的发展状况上看，无论从档案信息体量，还是从高昂的运营成本来说，“洛克菲勒式”档案管理模式并不适合我国公益行业模仿。相比之下，我国公益组织的特点是成立时间短，传统载体档案数量相对较少，而通过计算机和OA系统形成和存储的电子文件较多，但缺乏档案管理专业化知识，管理水平不高。

一方面是因为档案管理需要人力、资金等资源的长期投入，而多数公益组织缺少相应资源，往往难以按照专人专职的要求做好档案工作。另一方面，公益档案涉及公益组织核心信息，出于保密性和行业竞争性考虑，公益组织往往难以委托管理和公开分享。这也是目前我国公益组织档案管理水平参差不齐的原因之一。

03. 公益组织档案工作新路径探索

6月1日，《档案服务外包工作规范》等三项档案行业标准正式实施。这给公益组织档案工作提供了新的探索路径。

档案外包服务并不是新生事物，随着档案信息化建设的加快，以纸质档案整理和数字化加工为主的档案外包服务，一直是各级档案馆和大中型企业进行档案管理的主要方案。在我看来，这三项标准的发布实施，不仅进一步规范了档案外包服务的标准要求，提高了档案外包服务机构的准入门槛，也给公益组织做好档案工作提供了新的参考模式。

众所周知，公益组织因其自身规模小，需要与其他专业性机构广泛合作，在项目评估、人事管理、财务管理、战略规划、品牌宣传等多方面都实现了外包形式的合作。那么，在档案管理工作上，是否也可以通过多家公益组织联合，成立独立的管理机构，以委托方式寄存档案，并遵照寄存组织的意愿，有范围有条件地实现档案信息共享？

不同于洛克菲勒档案中心那种大体量、少数联合的“洛克菲勒模式”，我国公益组织档案管理中心可以按照组织类型（资助型、研究型、实操型等）、公益地域（环保、教育、医疗卫生、行业生态等）、地域分布（按省、市、地区划分）等多种方式进行组建。通过聘用档案专业人才，与相关大学和档案局/馆合作来确保机构专业性。信息和通信技术的发展，以及“互联网+”模式所带来的信息传输和共享更加普遍和高效。使得将公益档案管理作为一种可拆分的服务模式从公益组织内部孵化出来成为可能。

以上这些想法是我就目前公益组织档案管理现状，结合国内外文档数字化转型趋势所提出的粗浅方案，仅供各位公益同仁参考。

END

小崔聊档案

向上滑动阅览系列文章